Что делать при проверки кадровых документов в организации

Любая жалоба недовольного работника может спровоцировать посещение предприятием трудового инспектора. Такая проверка производится без предупреждения. Очень важно на предприятии быть во всеоружии на случай такой проверки.

В том случае, если на предприятии или в организации появился сотрудник трудовой инспекции, то у него необходимо проверить удостоверение установленного образца, также у него должно быть в наличии распоряжение о проведении проверки с обязательной подписью руководителя инспекции труда. Копия такого распоряжения вручается должностному лицу сразу же после предъявления служебных удостоверений. Если же инспектор не соблюдает все требования, то организация вправе отказать ему в проверке документов, которые его интересуют. Но инспектор вовсе не обязан уведомлять работодателей о своем присутствии.

Если действия инспектора вызывают сомнения, то можно просто позвонить в инспекцию и уточнить, был ли направлен сотрудник на предприятие или нет. Для надежности можно снять копии вех документов, которе есть у инспектора.

При проверке инспекторами следует обратить внимание на то, что они проверяют – нельзя допускать их к не относящейся к конкретным вопросам документации. Инспекторы могут проверять правильность оформления трудовых договоров, заполнения трудовых книжек или же начисление и выплату заработной платы. Очень важно проконтролировать, чтобы инспекторы внесли данные о проверке в специальный журнал, который обязан быть на каждом предприятии. Запись о проведении проверки делает должностное лицо, совершающее проверку.

По окончании проверки инспектор заполняет акт согласно формы в двух экземплярах, один экземпляр которого остается на предприятии. Если же заключения инспектора вызывают сомнение, то создаются возражения на акт проверки, которые должны быть составлены в течение 15 дней с даты получения акта.

Если на предприятии с документацией все в порядке, то можно обжаловать решение инспектора в административном или судебном порядке. Чаще всего обжалуются такие действия инспекторов: несоблюдение сроков проверки, отсутствие оснований для проведения проверки и некоторые другие грубые нарушения. Отсутствие необходимых документов, таких как трудовые книжки и книги по их ведению, личные карточки работников, табели учета рабочего времени, трудовые договоры и др. может повлечь за собой наложение достаточно больших штрафов.